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Ainsi, l’employeur n’a pas d’obligation d’anonymiser ou de pseudonymiser des données relatives aux tiers. Cette attitude est donc considérée comme une « bonne pratique ».
Cependant, il existe des cas exceptionnels dans lesquels l’accès ou la communication de certains courriels peut représenter un risque pour les droits des tiers et ce même si les courriels étaient connus du salarié. Cela dépendra de la nature des données susceptibles d’être communiquées en cas de transmission du courriel.
L’autorité administrative préconise alors, dans un premier temps, d’essayer de supprimer, anonymiser ou pseudonymiser les données concernant des tiers ou portant atteinte à un secret avant de faire droit à la demande. Si ces mesures devaient s’avérer insuffisantes, l’employeur pourra, dans un second temps, refuser de faire droit à la demande d’accès à condition de motiver et de justifier sa décision.
A titre d’exemple, l’employeur pourrait être en mesure de refuser l’accès ou la communication de courriels contenant des informations portant atteinte à la sécurité nationale ou à un secret industriel.
2. Le cas où le salarié demandeur est seulement mentionné dans le courriel
Dans le cas de la simple mention du salarié dans un courriel, l’employeur devra trouver un équilibre entre la satisfaction du droit d’accès du salarié et le respect des droits et libertés des autres salariés (notamment en ce qui concerne le secret des correspondances).
Pour la CNIL, l’employeur peut procéder en deux temps :
• Dans un premier temps, il doit s’assurer qu’il n’y a pas d’atteinte disproportionnée aux droits de l’ensemble des salariés de la société lorsqu’il met en œuvre les moyens permettant d’identifier les courriels demandés.
Ainsi, lorsque cette condition n’est pas remplie, l’employeur peut demander au salarié de préciser sa requête. En cas de refus du salarié, il sera alors autorisé à ne pas lui transmettre les courriels au nom du respect des droits des tiers.
• Dans un deuxième temps, s’il n’y a pas d’atteinte disproportionnée aux droits de l’ensemble des salariés, l’employeur devra étudier le contenu des courriels demandés et apprécier la portée de l’atteinte aux droits des tiers.
La CNIL donne pour exemple les courriels portant sur une enquête disciplinaire dont le contenu même caviardé pourrait permettre au demandeur d’identifier les personnes visées.
Pour rappel, s’agissant des courriels personnels ou des contenus privés ayant pu transiter par la boite mail professionnelle, la CNIL indique qu’ils font l’objet d’une protection particulière puisque l’employeur n’est pas autorisé à y accéder. Lorsque la demande provient de l’expéditeur, l’employeur devra transmettre le courriel en l’état sans occulter d’informations. Le raisonnement sera également le même si le salarié est destinataire du courriel.
Droit social 8